Formulaire de rentrée des dépenses éligibles au droit de tirage dans le cadre de l'accord ToP3

Formulaire de rentrée et de justification des dépenses éligibles au droit de tirage dans le cadre de l'accord ToP3 & Rapport d'activités.

Ce formulaire est destiné aux Provinces et Communes bénéficiaires du droit de tirage dans le cadre de l'accord ToP3.
Période d'éligibilité des dépenses = date de facturation : 01/01/2025 au 31/10/2029. Les délais ne seront pas prolongés.

Chaque année, une subvention sera attribuée à chaque bénéficiaire, libre à lui de la dépenser, en tout ou partie, sur l'exercice en cours ou de la thésauriser en vue d'un plus gros investissement, à justifier par la suite.

Le formulaire peut être enregistré même s’il est incomplet. Vous pourrez le reprendre et le finaliser ultérieurement. Dans ce cas, un lien vous sera envoyé par email afin de poursuivre la complétion et procéder à l’envoi. Attention : veillez à ne pas perdre cet email, sans quoi vous devrez recommencer la procédure depuis le début.

Après soumission, vous recevrez un mail accusant la bonne reception ainsi qu'un pdf récapitulatif.

Les pièces justificatives, à savoir les factures, doivent être transmises au plus tard le 31 mars 2030, uniquement via ce formulaire.

UNE FACTURE = UN FORMULAIRE

ATTENTION: la facture doit impérativement être établie au nom du participant (commune ou province) bénéficiaire du droit de tirage. Par exemple, nous ne pourrons pas accepter une facture établie au nom d’un CPAS accompagnée d’une délibération ou convention explicative. Une dépense relative à un projet concernant le CPAS doit donc être facturée à la COMMUNE bénéficiaire et rentrée via ce formulaire par cette COMMUNE.

Remarque : Apres soumission, si vous souhaitez annuler votre demande, vous devez envoyer un mail explicatif avec toutes vos données à prospectivedeveloppement.interieur@spw.wallonie.be
Date à laquelle vous encodez et envoyez ce formulaire*

JourMoisAnnée
Date
une Commune bénéficiaireune Province bénéficiaire
Nom de la Commune ou Province*
Notez uniquement le nom de la Commune ou Province Exemple : Ath et pas de Ville d'Ath ni Commune d'Ath
Prénom et Nom de la personne qui complète ce document*

PrénomNom de famille
Adresse email*
exemple@exemple.be
Numéro de téléphone*
Personne responsable du projet*

PrénomNom de famille
Adresse email de la personne responsable du projet*
exemple@exemple.be
Numéro de téléphone de la personne responsable du projet*
Notez la (les) catégories dans laquelle (lesquelles) vous déposez une facture.

A quelle catégorie correspond votre projet pour lequel vous justifiez la dépense ?
Votre arrêté ministériel vous est transmis annuellement via la messagerie NEMO. Pour 2025, il s'agit de l'AM du 9 décembre 2025 relatif au droit de tirage dans le cadre de l’Accord « Tax on Pylons III – exercice 2025 ».

Le formulaire présenté ci-dessous aide les communes et provinces concernées par l'arrêté à, notamment, respecter les obligations légales qui s’appliquent à chacun de ces domaines. Ces exemples sont amenés à évoluer dans le temps eu égard à la nature même du secteur visé et aux objectifs des pouvoirs locaux concernés. A noter que le financement des Espaces Publics Numériques et de l'équipement des écoles sont exclus du présent mécanisme ainsi que les dépenses suivantes :
- les coûts liés à l’acquisition ou le leasing de matériel informatique (hardware);
- les frais de maintenance et les coûts d’exploitation ;
- les frais de personnel interne ;
- les frais liés à des travaux (ex. : tranchées) ;
- les frais liés à la location de locaux ;
- les coûts relatifs aux assurances ;
- les coûts d’adhésion à des centrales d’achats ou autres;
- les dépenses d'investissements;
- le matériel et les logiciels permetant la tenue et la diffusion des réunions à distance (subvention accordée par droit de tirage en 2021).
Les coûts d’acquisition de solutions logicielles, y compris les licences ou abonnements, ne seront pris en compte que pour leur première année d’utilisation et pourront reprendre d'éventuels frais de paramétrage, installation et interfaçage, ainsi que des coûts de formation et de support aux utilisateurs pendant la première année.
CATEGORIE 1. Cybersécurité et services de confiance
Accompagnement en audits de cybersécurité et rédaction de clauses techniques et juridiques.Plans de continuité et de reprise d’activité.Recours aux outils cyber : solutions de protection contre les attaques DDoS, authentification multifacteurs, évaluation des vulnérabilités, pen test, antivirus/antimalware, solution anti-phishing… (Exclusions : matériel hardware (système physique, firewall, backup à cassettes, à l’exception des tokens), assurances cyber).Formations ciblées secteur public intégrant notamment la directive NIS2.
Si vous avez coché "recours aux outils cyber", précisez quel(s) outil(s) :*
Signature électronique.Signataire électronique.Archivage électronique.Facturation électronique entrante.Facturation électronique sortante.
CATEGORIE 2. Digitalisation des services et démarches administratives
Dématérialisation des permis d’urbanisme et des permis uniques.Outils digitaux pour la gestion de dossiers en environnement, logement, implantations commerciales et infractions.Cartographie digitale des infrastructures publiques (bâtiments, panneaux, feux, etc.), avec mise à disposition des données en open data et respect de la directive Inspire pour garantir l’interopérabilité.
Si vous avez coché "outils digitaux pour la gestion de dossiers ...", précisez quel(s) outil(s) :
Simplification des processus administratifs : utilisation de l’e-Box pour la communication avec les citoyens, dématérialisation des démarches administratives, des règlements et ordonnances.Modernisation des CPAS : mise à jour du logiciel social pour intégrer « CPAS online ».Processus RH digitalisé (ou tout autre initiative communale).Autre
Si vous avez cochez "autre", veuillez préciser*
CATEGORIE 3. Gouvernance stratégique de la donnée et Intelligence Artificielle
Accompagnement des pouvoirs locaux dans la mise en place d'une gouvernance stratégique des données et le développement de l'open data.
Structurer et sécuriser la gestion des données en instaurant une gouvernance interne garantissant la souveraineté territoriale et le respect du cadre juridique (confidentialité des données personnelles, clauses techniques et juridiques)Publier des données ouvertes sous un format standardisé et exploitableDisposer d'outils numériques adaptés, tels qu’un catalogue digital de données ou des APIDisposer d'outils de prospective territoriale et d'aide à la décision (ex.: tableau de bord digital sur base d'analyse de données)
Accompagnement stratégique des pouvoirs locaux à l'IA.Formation du personnel à l'utilisation et aux bonnes pratiques de l'IA pour le secteur public.
Accompagnement permettant aux administrations locales d'identifier les priorités et opportunités d'intégration de l'IA afin d'optimiser les processus administratifs, réduire les tâches répétitives et améliorer la qualité des services.Accompagnement pour définir la faisabilité et l'impact de projet(s) IA défini(s).Accompagnement pour élaborer un plan d'actions avec l'appui d'experts spécialisés, tout en garantissant la confidentialité et la souveraineté des données (en ce compris la rédaction de clauses techniques et juridiques dans les cahiers des charges).Accompagnement pour cartographier les systèmes existants intégrants l'IA et produire des fiches de transparence algorithmique, permettant d'établir un registre documenté des systèmes IA au niveau local ou provincial.
Ne sont pas éligibles au financement "IA":
- Les licences pour assistance IA intégré aux outils bureautiques (ex.: Copilot).
- Les abonnements à des modèles d'IA conversationnelle (ex.: ChatGPT).
Les communes et provinces ayant bénéficié des subsides "Start IA" et/ou "Tremplin IA" Secteur public, via DigitalWallonia.4ai, ne sont pas éligibles, sauf pour :
- L'élaboration de fiches de transparence algorithmique.
- La formation du personnel à l'IA.
Dans le respect de l'IA Act, ces projets devront porter attention à la souveraineté des données utilisées et générées.
CATEGORIE 4. Autres dépenses éligibles que le bénéficiaire souhaite imputer à son droit de tirage: projets soutenus par la Commune ou Province entrant dans la stratégie Digital Wallonia* ou dans les recommandations du Baromètre 2022** de maturité numérique des pouvoirs locaux :

*en conformité avec la nouvelle stratégie Digital Wallonia pour la période 2025-2029. Outre les catégories déjà abordées (Cybersécurité, Digitalisation des services, IA, gouvernance et souveraineté de la Donnée), cela concernera ainsi la Connectivité du territoire et les solutions intelligentes, la Transformation numérique des acteurs publics et les Compétences numériques. Par exemple, toute mise en oeuvre ou réplication d'un projet smart city, IA ou 5G peut ici être indiqué, en respectant toutefois bien entendu la liste des dépenses non éligibles (rappel au début du formulaire, en particulier pour ce qui concerne le matériel et les coûts d'exploitation). **dont le recours au cloud et l'intégration des guichets électroniques aux autres systèmes informatiques.
OuiNon
Nom du projet*
Décrivez brièvement le projet relevant de cette catégorie 4 que vous souhaitez imputer et indiquez quelle solution a été précisément mise en oeuvre :*
Information sur la facture

RAPPEL: une facture = un formulaire
Numéro de la facture (référence du fournisseur)*
Date de la facture*

JourMoisAnnée
Date
Nom du Prestataire/Fournisseur*
Montant total de la dépense éligible (tvac) en euros figurant sur la facture (uniquement chiffres)*
N'indiquez pas de point (".") entre les milliers et les centaines d'euros. Pour les cents, faites les précéder d'un point. Exemple: 2300.23
Concernant la répartition dans le temps que vous souhaitez pour votre enveloppe de droit de tirage, il se peut que vous souhaitiez qu'une partie de la facture seulement soit imputée sur votre droit de tirage. De même, si vous savez que votre facture contient un ou plusieurs poste(s) qui sont des dépenses inéligibles à ce droit de tirage, déduisez-les afin d'éviter une correction ou un rejet par l'administration. Indiquez donc ici le:
Montant de la dépense éligible (toujours tvac) que le bénéficiaire souhaite imputer à son droit de tirage*
N'indiquez pas de point (".") entre les milliers et les centaines d'euros. Pour les cents, faites les précéder d'un point. Exemple: 2300.23. Le montant doit donc être inférieur ou égal au montant indiqué à la question précédente.
Joindre la FACTURE*

Uniquement une seule facture en lien avec ce formulaire - les bons de commandes ne seront pas acceptés
Cancelof
Oui - centrale d'achatOui - marché in houseNon, aucun des deux
*Définition d'un marché in house : contrat passé entre un pouvoir adjudicateur (ici la commune ou la province bénéficiaire) et une entité tierce (ex.: une intercommunale, une régie communale autonome etc), laquelle a une personnalité juridique distincte du pouvoir adjudicateur mais est assimilée à un service externe du pouvoir adjudicateur, de sorte que le contrat n’est soumis à aucune procédure de passation. (art. 30 de la loi sur les marchés publics)
Si non, pourquoi ?*
Ex: autonomie communale, absence de centrale d'achat pour le projet en question etc
Si oui, citez la centrale d'achat ou le marché in house et le nom de l'entité tierce concernée*
Bonnes pratiques et enseignements permettant d'établir le rapport d'activités

Les questions suivantes, à choix multiple, serviront à compléter le rapport d’activités final exigé pour clôturer le contrôle financier du droit de tirage. Elles nous permettront aussi de conseiller au mieux le gouvernement wallon dans des actions vers les pouvoirs locaux afin de répondreau mieux à vos besoins.
Inscrire chaque projet numérique dans une vision stratégique au service des missions publiques localesPartir des besoins des usagers et des agents, pas de la technologieDéfinir en amont des objectifs clairs, réalistes, mesurables et utiles au service publicMettre en place une gouvernance simple, avec des rôles et responsabilités clairement définisAssocier dès le départ les parties prenantes concernées : élus, services, citoyens, partenairesCollaborer entre communes ou à un niveau suprcommunal pour réduire les coûts et partager les compétences (achats groupés, infrastructures partagées, solutions mutualisées)Privilégier une approche agile et progressive (commencer « petit », par étapes), fondée sur l’expérimentation (tester rapidement), puis déployer service par serviceGarantir l’accessibilité, l’inclusion numérique et la simplicité d’usage des services proposésIntégrer dès la conception les exigences de cybersécurité, de protection des données et de conformités réglementairesVeiller à l’interopérabilité avec les outils et bases de données existants, à la mutualisation et à la pérennité des solutions retenuesChoisir des solutions durables, évolutives et évitant l’enfermement fournisseurFavoriser les solutions souveraines - Privilégier des fournisseurs européens ou locaux pour garantir la maîtrise des données et stimuler l'économie localePrévoir les ressources nécessaires en compétences, accompagnement au changement et formation des agentsMesurer régulièrement les résultats et les impacts avec des indicateurs concrets, ainsi que la qualité du service rendu avec des retours d’expérience documentéesAssurer, tant de la part du pouvoir public que du prestataire, une communication transparente sur les finalités, les bénéfices, les coûts et les limites des projetsAucune de ces bonnes pratiques n'a été pointée pour ce projetAutre
Si vous estimez important de détailler une de ses bonnes pratiques, pour laquelle vous êtes exemplaires, afin que nous puissions la relayer auprès de l'ensemble des communes, tout en mettant en valeur votre projet. Et/ou: si vous avez coché "autre": précisez ci-dessous
Aucune difficulté rencontréeProblème de compétences internes pour la gestion et la mise en oeuvre, de manière générale, d'un projet, son suivi et son usage en interne par tousManque de ressources humaines pour ces projets numériquesDifficulté de sensibiliser les mandataires à ces projetsManque de formation ou besoin d'accompagnement supplémentaire sur toutes ces matièresManque de ressources financières ou solutions disponibles sur le marché jugées trop coûteusesManque de tempsPriorités stratégiques non identifiées dans ces matières digitales et de mises en conformitéDifficultés de coordination entre servicesRésistance au changementDifficultés à impliquer tous les acteurs concernésDélais plus longs que prévuContraintes réglementaires ou administratives lourdesOutils proposés sur le marché inadaptés aux besoins locaux ou aux réalités du terrainContraintes techniques rendant l'implantation difficile - Manque d'interopérabilité avec l'existantProblèmes de disponibilité et de qualité de la donnée nécessaire à l'alimentation de la solutionAutre
Avez-vous des remarques ou compléments à nous indiquer ?
Should be Empty:

Formulaire de rentrée et de justification des dépenses éligibles au droit de tirage dans le cadre de l'accord ToP3 & Rapport d'activités.

Notez la (les) catégories dans laquelle (lesquelles) vous déposez une facture.

CATEGORIE 1. Cybersécurité et services de confiance

CATEGORIE 2. Digitalisation des services et démarches administratives

CATEGORIE 3. Gouvernance stratégique de la donnée et Intelligence Artificielle

CATEGORIE 4. Autres dépenses éligibles que le bénéficiaire souhaite imputer à son droit de tirage: projets soutenus par la Commune ou Province entrant dans la stratégie Digital Wallonia* ou dans les recommandations du Baromètre 2022** de maturité numérique des pouvoirs locaux :

Information sur la facture

Bonnes pratiques et enseignements permettant d'établir le rapport d'activités